Projektmanagement 96 • 1. Schritt: Zielsetzung Wie bereits besprochen ist es zunächst erforderlich, genau zu wissen, wo man hin möchte. Die SMART- Kriterien müssen erfüllt werden! Im Rahmen des Projektcontrolling-Regelkreises können Zielsetzungen angepasst werden. • 2. Schritt: Planung Die Instrumente der Projektplanung wurden bereits besprochen – alle Instrumente können vom Projektcontrolling für die Steuerung und Abweichungsanalyse verwendet werden. • 3. Schritt: Datenerfassung Ausgangspunkt sind die Soll-Daten aus der Projektplanung. Die tatsächlichen Ist-Daten werden von den Verantwortlichen erhoben. Wichtig ist, dass diese Datenerhebung in regelmäßigen Abständen und so rasch wie möglich erfolgt. • 4. Schritt: Soll-Ist-Vergleich In diesem Schritt wird die Abweichung ermittelt. • 5. Schritt: Abweichungsanalyse Hier wird analysiert, ob die Abweichungen vernachlässigbar oder bedeutsam sind und warum sie entstanden sind. Es kann sich um Planungsfehler oder um veränderte Rahmenbedingungen handeln. • 6. Schritt: Gegensteuern Bei Bedarf werden auf Grundlage der Abweichungsanalyse Maßnahmen festgelegt, um wen Abweichungen gegenzusteuern. • 7. Schritt: Erfolgskontrolle Dieser Schritt ist sozusagen die „Qualitätskontrolle“ der ergriffenen Maßnahmen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die Maßnahmen auch wirklich zum Ziel führen. Nun startet der Projektcontrolling-Prozess im Sinne eines Regelkreises wieder von vorne mit Zielsetzungen, die aufgrund der gerade abgearbeiteten 7 Schritte abgeändert oder erweitert werden. Projektfortschrittsbericht Der Projektcontrolling-Prozess muss selbstverständlich dokumentiert werden. Der Projektfortschrittsbericht ist das formale Ergebnis eines Projektcontrolling-Durchlaufs. Wie häufig dieser Bericht erstellt wird, muss am Beginn der Startphase fixiert werden. Inhalte des Projektfortschrittsberichts sind der Gesamtstatus, der Status der Ziele, der Projektleistungen, der Termine, der Ressourcen, der Umweltbeziehungen, der Projektorganisation und der Projektkultur. Im Projektfortschrittsbericht bedient man sich aus Gründen der Verständlichkeit oft der sogenannten „Ampelsteuerung“. Dabei visualisieren die drei Ampelphasen rot, gelb und grün, welchen Status ein bestimmter Projektbereich gerade hat: ROT: Die Zielerreichung ist stark gefährdet GELB: Die Zielerreichung ist mit größeren Planabweichungen möglich GRÜN: Alles im Plan, die Erreichung der Ziele ist ohne Abweichung möglich Der Projektfortschrittsbericht wendet sich nicht nur an das Projektteam, sondern auch an den Projektauftraggeber und ist ein wichtiges Kommunikationsinstrument. Nur zu Prüfzwecken – Eigentum des Verlags öbv
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