Projektmanagement 94 6.3.3 Die Realisierungsphase: Projektcontrolling Nach der Planung des Projektes geht es um die Verwirklichung der Projektziele. Eine entscheidende Rolle spielt dabei das integrierte Projektcontrolling. Der Begriff ist nach DIN 69901 genormt: „Projektcontrolling ist die Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung.“ Controlling ist also wesentlich mehr als „Kontrolle“ – der Begriff kann am besten mit „Steuerung“ übersetzt werden. Projektcontrolling ist die an den Projektzielen ausgerichtete Steuerung eines Projektes. Das Projektcontrolling ist grundsätzlich ein Prozess, der sich über die gesamte Projektdauer erstreckt. Wie oft Instrumente des Controllings wie Projektfortschrittsberichte oder Project Score Cards eingesetzt werden, hängt von der Komplexität und vom Umfang eines Projektes ab. Die Häufigkeit muss bereits zum Projektstart fixiert werden. Voraussetzungen des Projektcontrollings Für den erfolgreichen Projektcontrolling-Prozess gibt es einige Bedingungen: • Zielplanung nach den SMART-Kriterien: Nur wenn die Ziele so formuliert wurden, dass die Ergebnisse, Termine und Ressourcen gut geplant und nachprüfbar dargestellt sind, können sie auch gesteuert werden. Nennen Sie die Instrumente der Ergebnis, Termin und Ressourcenplanung im Projektmanagement! • Rasche Erfassung der notwendigen Kennzahlen: Projektcontrolling funktioniert nur gut, wenn die notwendigen Kennzahlen (wie Ist-Termine, Ist-Kosten, Ist-Ergebnisse) so schnell wie möglich erfasst und an die für das Projektcontrolling verantwortlichen Projektgruppenmitglieder (meist die Projektleitung) zur Verfügung gestellt werden. • Ehrliche und offene Kommunikation der Zwischenergebnisse: Gutes Projektcontrolling erfordert völlige Ehrlichkeit bei der Kommunikation der Zwischenergebnisse. Wenn Ergebnisse nicht weitergeleitet, vertuscht oder nicht richtig kommuniziert werden, kann Controlling nicht funktionieren. • Positive Teamkultur bei Fehlern und Abweichungen: Abweichungen und Fehler müssen im Projektteam als Chance wahrgenommen und verantwortungsvoll gesteuert werden. Nur dann werden die Teammitglieder auch wirklich ehrlich sein. Sie sehen, dass erfolgreiches Projektcontrolling sehr stark von der richtigen Führung eines Projektteams abhängig ist. Der Führungsstil der Projektleitung hat einen entscheidenden Einfluss auf die Arbeitsergebnisse und auch auf die erfolgreiche Abweichungsanalyse. Außerdem ist es wichtig, alle Schritte der Projektplanung (siehe Planungsphase) gut zu dokumentieren. Konzept Antrag Abschlussphase Planungsphase Realisierungsphase Auftrag Planung Controlling Marketing Abnahme Evaluation MERKE i GECHECKT? N r zu Prüfzwecken – Eigentum des Verlags öbv
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