Projektmanagement 80 Zeitliche Projektkontextanalyse Bei der zeitlichen Projektkontextanalyse wird der zeitliche Zusammenhang des Projektes betrachtet. Zunächst müssen alle Informationen über die Zeit vor dem Projekt (Vorprojektphase) eingeholt und dargestellt werden. Es geht um die Geschichte des Projektes: • Was ist vor dem Projektstart passiert? • Welches Problem soll durch das Projekt gelöst werden? • Wie ist dieses Problem entstanden? Wie ist es früher gelöst worden? • Was hat die Projektentstehung gefördert und gehemmt? • Welche Unterlagen sind schon vorhanden bzw. wurden schon erstellt? Hat man ein Bild von der Geschichte des Projektes, muss man sich mit den Konsequenzen des Projektes auseinandersetzen. Die Zeit nach dem Projekt, also die Nachprojektphase, muss während der gesamten Projektdauer immer mitgedacht werden, um den nachhaltigen Projekterfolg zu garantieren: • Welchen Folgenutzen, welche Folgekosten gibt es? • Welche Folgeprojekte könnten sich ergeben? • Welche Handlungen und Entscheidungen sind nach Projektende zu setzen? Folgende Überlegungen zur Vorprojektphase wurden im Projekt „Senkung der Mitarbeiterfluktuation bei einem österreichischen Fast-Food-Anbieter“ getroffen: Der Fast-Food-Anbieter hat damit zu kämpfen, dass die Mitarbeiter/innen nicht lange im Unternehmen bleiben. Das verursacht erhebliche Kosten – die Stellen müssen sehr häufig nachbesetzt werden. Das bedeutet laufende Personalakquisition und hohe Einschulungskosten. Es gibt schon statistische Daten über die durchschnittliche Unternehmenszugehörigkeit und eine Umfrage über das Arbeitgeberimages. Das Unternehmen sucht Lösungsvorschlägen für das Human Resources Management. Alle Projektgruppenmitglieder haben einen persönlichen Bezug zum Unternehmen und essen dort mehr oder weniger regelmäßig, deshalb ist die Aufgabenstellung für das Team besonders attraktiv. Welche Überlegungen über die Nachprojektphase könnten für das Projekt „Senkung der Mitarbeiterfluktuation bei einem österreichischen FastFoodAnbieter“ wichtig sein, um den nachhaltigen Projekterfolg zu garantieren? Inhaltliche Projektabgrenzung Bei der inhaltlichen Projektabgrenzung werden vor allem die Ziele des Projektes formuliert und das Projektbudget kalkuliert. Um die Ziele besser abgrenzen zu können, sollten auch immer Nicht-Ziele formuliert werden. Was soll sicher nicht erreicht werden? Diese Frage hilft, die Ziele richtig zu fokussieren. Bei der Formulierung der Ziele sollten Sie sich an die SMART-Formel halten. Die Zielformulierung „Wir müssen besser werden“ bringt eigentlich gar nichts. SMART ist besser: S Spezifisch: formulieren Sie das Ziel konkret. Was soll besser werden? M Messbar: formulieren Sie einen messbaren Zielwert. Nicht: „ich werde für Betriebswirtschaft mehr lernen“ sondern „ich lerne jeden Tag um ½ Stunde mehr Betriebswirtschaft“. A Akzeptiert: das Ziel muss vom gesamten Team akzeptiert sein. Um das zu erreichen, sollte das Team in die Zielformulierung einbezogen werden. R Realistisch: das Ziel soll erreichbar sein. Unrealistische Ziele wirken demotivierend. 50 Kilometer Rad fahren pro Tag als Einstieg in körperliches Training wird kaum erreichbar sein. T Terminisiert: geben Sie genau an, bis wann das Ziel erreicht werden soll. Ziele ohne Termin sind keine richtigen Ziele. Überprüfen Sie die Ziele der Projektgruppe „Senkung der Mitarbeiterfluktuation bei einem österreichischen FastFoodAnbieter“ (siehe Projektauftrag) auf die Einhaltung der SMARTFormel! GECHECKT? GECHECKT? Nur zu Prüfzwecken – Eigentum des Verlags öbv
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