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G 30. Protokoll Haben Sie auch selbst schon erlebt, dass Sie sich an genaue Inhalte einer Besprechung kurze Zeit später nicht mehr erinnern konnten? Ein Protokoll würde hier helfen. Das Protokoll ist eine Mitschrift, die das Wesentliche einer Besprechung festhält. Es dokumentiert Informationen, die zu einem späteren Zeitpunkt nachgelesen werden können. Auf folgende Punkte sollten Sie grundsätzlich bei der Erstellung eines Protokolls achten: • Es muss der Wahrheit entsprechen. • Es soll die wichtigsten Inhalte auflisten. • Es soll in klarer und verständlicher Sprache verfasst werden. • Es soll übersichtlich gestaltet sein. • Es soll für Nichtbeteiligte nachvollziehbar sein. Es gibt mehrere Arten von Protokollen: 1. Wortprotokoll: Hier wird jedes gesprochene Wort und jede Handlung aufgeschrieben. Diese Art wird bei Parlamentssitzungen und bei Gerichtsverhandlungen angewandt. In fast allen anderen Fällen ist dieses Verfahren zu aufwändig. 2. Verlaufsprotokoll: Wortmeldungen werden hier sinngemäß (nicht wörtlich) und gemein- sam mit dem Namen der Rednerin bzw. des Redners festgehalten. Vorschläge und Anträge werden in direkter Rede, Meinungen in indirekter wiedergegeben. Verlaufsprotokolle sind dann von Vorteil, wenn man später beweisen möchte, von wem die Aussage stammte (z. B. Gemeinderatssitzungen). 3. Ergebnisprotokoll: Diese Art wird am häufigsten verwendet. Man schreibt nur die binden- den Vereinbarungen nieder und nicht, wie es zu dieser Vereinbarung gekommen ist. Auf Antrag können auch hier Meinungen oder Vorschläge der teilnehmenden Personen wörtlich protokolliert werden. 4. Gedächtnisprotokoll: Es gibt Besprechungen, bei denen keine Protokollierung vereinbart wurde. Damit man den Inhalt aber später dennoch dokumentieren kann, fertigt man unmittel- bar danach ein Gedächtnisprotokoll an, in dem alle wichtigen Details notiert werden. Zur besseren Beweissicherung kann man dieses von der Gesprächspartnerin bzw. vom Gesprächs- partner bestätigen lassen. Im Streitfall wird das Gedächtnisprotokoll vor Gericht anerkannt, sofern es vollständig ist und keine Widersprüche aufweist. Schriftliche Kommunikation Norbert hat Probleme mit seiner Chefin, die immer unter Stress steht. Wenn man mit ihr etwas vereinbart, dann ist sie meistens großzügig und sagt zu fast allem ja. Doch wenige Tage später kann sie sich nicht mehr daran erinnern. So geschah es Norbert auch mit seinem vereinbarten Urlaubstermin. Zuerst stimmte seine Chefin zu, aber jetzt weiß sie nichts mehr davon. Was würden Sie an Norberts Stelle tun? Wie sollte er beim nächsten Mal vorgehen? 122 Nur zu Prüfzwecke – Eigentum des Verlags öbv